ابتدا قبل از اینکه درباره خصوصیات و ویژگی های طراحی پورتال سازمانی صحبت کنیم می‌خواهیم با یک مثال ساده و کاربردی خصوصیات یک پورتال سازمانی خوب و حرفه ای را شرح دهیم.
یک تعریف خیلی ساده از پورتال سازمانی
یک پورتال سازمانی به سامانه ای از جنس صفحات وب گفته میشود که کاربران در در هر سطح (از کاربران عمومی مانند کارمندان یک سازمان، بیمه شدگان، شهروندان و… گرفته تا دانشجویان، اعضای هیئت علمی، مسئولین و ... ) بتوانند از سرویس ها و خدمات قابل ارائه آن استفاده نمایند. مانند افرادی که هر ماه در پورتال تامین اجتماعی که یک پورتال سازمانی است روزهای کارکرد و حقوق و دستمزد و سوابق کاری خود را ثبت میکنند و اصطلاحا برای خود، بیمه خویش فرما رد میکنند و یا افراد جامعه که در پورتال دولت برای دریافت یارانه، مشخصات و اطلاعاتی را در پورتال مربوطه ثبت میکنند. و یا دانشجویان تا سطح دکترا که برای انتخاب واحد یا رشته، به پورتال دانشگاهی یا سازمان سنجش رجوع کرده و از آن خدمات خاص خودشان را دریافت میکنند.
چرا این مثال را زدیم؟ چون این موضوع را درک کنید که در طراحی پورتال سازمانی می بایست با توجه به نوع کاربری و مخاطبان آن، تجربه کاربری متناسب با سطح افراد را در نظر بگیریم. همانطور که در مثالهای بالا فهمیدید پورتال دولت برای درخواست یارانه یا پورتال تامین اجتماعی به گونه ای طراحی شده است که همه سطح از افراد میتوانند به راحتی و آسان با آن کار کنند و از خدمات آن استفاده نمایند. پس یک ویژگی بسیار مهم، طراحی پورتال با کاربری آسان می باشد.
حالا مثالی هم از ماهیت پورتال سازمانی و تفاوت آن با نرم افزارهای لوکال میزنیم. فرض کنید در کامپیوتر شخصی تان نرم افزاری خاص نصب کردید، زمانی که میخواهید از نرم افزار خود استفاده نمایید روی آیکون فایل اجرایی آن کلیک کرده و اصطلاحا پس از کلیک، نرم افزار اجرا می شود، یعنی دیتا های آن به واحد پردازش سیستم شما ارسال شده و نتایج آن در صفحه نمایش سیستمتان نشان داده می شود، اما در نرم افزار و سامانه های تحت وب کمی متفاوت است.
در نرم افزارهای تحت وب، پردازش های مربوطه بر روی سیستم شما انجام نمی شود بلکه شما یک درخواست به سیستم ارائه دهنده خدمات (سرور) ارسال می کنید، سیستم ارائه دهنده خدمات (سرور) بر روی بستر اینترنت قرار دارد و تحت وب است، سپس در سرور پردازش های لازم انجام داده می شود و نتایج را برای شما را ارسال می نماید. این مثال را زدیم تا یکی از تفاوت های نرم افزازهای محلی یا Local با پورتال های سازمانی و سامانه های تحت وب را درک نمایید. چون موضوع این مقاله تعریف پورتال سازمانی و سامانه های تحت وب نیست به تعاریف و مفهوم پورتال سازمانی نمیپردازیم.
یک ویژگی مهم در طراحی پورتال سازمانی
اگر با مفهوم و تعریف پورتال سازمانی و سامانه های تحت وب آشنا شدید حالا به ویژگی های طراحی یک پورتال سازمانی خوب و حرفه ای میپردازیم.
یکی از ویژگی های مهم و ضروری یک پورتال سازمانی، کاربری آسان آن می باشد. یعنی چه؟ یک پورتال با کاربری آسان یعنی هر فرد و کاربری که قصد ورود به این پورتال سازمانی ( پورتال دولتی، پورتال های سازمانی و شرکتی، پورتال اداری و …) را دارد از لحظه لاگین شدن تا زمانی که در حال انجام عملیاتی مثل ثبت نام، تکمیل اطلاعات و … بتواند به راحتی و بدون هیچ پیچیدگی به هدف مورد نظرش برسد.
اهمیت کاربری آسان در پورتال های سازمانی
تصور کنید برای ثبت نام در کنکور و یا انتخاب واحد در دانشگاه میخواهید وارد پورتال دانشگاهی و یا پورتال سازمان سنجش شوید. اگر یادتان باشد اوایل راه اندازی پورتال سازمان سنجش همزمان با ثبت نام از طریق پورتال، به صورت سنتی و از طریق برگه و پست نیز عملیات ثبت نام صورت میگرفت چرا که احتمال آن وجود داشت که پورتال دارای باگ و یا نقص هایی باشد که این کار منطقی بنظر می رسد. اما پورتال اولیه با طراحی پورتال جدید سازمان سنجش خیلی متفاوت می باشد. در آن زمان به علت پیچیدگی هایی که پورتال داشت یک راهنمای 20 صفحه ای به صورت یک فایل pdf در اختیار کاربران قرار میگرفت که گام به گام طریقه ثبت نام را در آن آموزش داده بود ولی پورتال های امروزی بعلت اهمیت کاربری آسان در طراحی پورتال سازمانی، یوزر فرندلی و کاربر پسند طراحی می شود که با یک آموزش 1 صفحه ای میتوان عملیات مورد نظر را انجام داد.
نقش UI در طراحی پورتال سازمانی
طراحی رابط کاربری یا همان User Interface در طراحی پورتال سازمانی می بایست به نوعی ساده باشد و از بکار بردن انیمیشن و تصاویر و ظاهر پر رنگ و لعاب و شلوغ تا حدی که ممکن است پرهیز شود چراکه ماهیت طراحی پورتال سازمانی به منظور دنبال کردن یک فرایند مانند فرایند ثبت نام، ثبت فعالیتها، ارزیابی، شرکت در مناقصات و … می باشد. اگر میخواهید درباره UI بیشتر بدانید مقاله UI چیست را بخوانید.
در طراحی پورتال سازمانی به جای توجه ویژه به UI، می بایست به تجربه کاربری یا همان UX اهمیت بیشتری داد و بیشتر انرژی طراح پورتال و برنامه نویس باید روی آسان بودن کاربری باشد نه ظاهر زیبا و دلنواز آن.
نقش UX در طراحی پرتال سازمانی
همانطور که گفتیم تجربه کاربری یا همان User Experiance در طراحی پورتال سازمانی نقش مهمی دارد. اگر میخواهید درباره UX یا تجربه کاربری بیشتر بدانید توصیه میکنیم مقاله UX چیست را بخوانید.
برای اینکه منظورمان را از UX در طراحی پورتال سازمانی برسانیم یک مثال میزنیم: فرض کنید وارد پورتال یک سازمان یا شرکتی شده اید. قرار است در پورتال مربوطه ثبت نام کرده و یک فرایند ثبت نام شامل تکمیل پروفایل و مشخصات فردی، آپلود مدارک درخواستی، احراز هویت از طریق وب سرویس متصل به پورتال مثل تایید شماره تلفن و در آخر متصل شدن به درگاه بانکی و پرداخت هزینه مربوط به فرایند را انجام دهید.
تصور کنید شما بعنوان یک فرد عادی میخواهید در این پورتال ثبت نام کنید. طبیعیست که ابتدا از شما در مرحله ابتدایی مشخصات فردی مثل نام و تلفن و ایمیل دریافت کند. حالا برای اجرای همین عملیات، ممکن است شما با دو مدل UX در پورتال مواجه شوید:
حالت اول اینکه یک پاپاپ در صفحه اول باز شود و از شما بخواهد که این مشخصات را در قالب یک فرم تکمیل کنید و سپس در آخر روی آیکون ارسال درخواست کلیک کنید و یک پیغام به شما نمایش دهد که مشخصات ارسالی با موفقیت ارسال گردید از شما سپاسگذاریم.
حالت دوم هم به اینصورت باشد که وقتی وارد پورتال می شوید باید در محیط پورتال دنبال گزینه ثبت نام بگردید تا با تکمیل کردن آن، اطلاعات خواسته شده را ثبت نمایید. حالا ممکن است این آیکن در منو یا زیر منو باشد و یا در فوتر پورتال بوده و یا در قسمتی از صفحات داخلی آن باشد. به هر حال همانطور که متوجه شدید شما باید درگیر پیدا کردن یک بخش به اسم ثبت نام شوید در حالی که در حالت اول در کمترین زمان ممکن فرم ثبت نام برای شما باز شده و از شما میخواهد آنرا تکمیل کنید و پس از تکمیل و کلیک بر دکمه ارسال نیز مهم است که به شما پیغامی مبنی بر تایید ارسال اطلاعات نشان دهد یا خیر.
قطعا با خواندن این مثال منظورمان از UX در طراحی را متوجه شدید و اهمیت آنرا درک کردید که طراحی پورتال سازمانی با کاربری آسان جقدر میتواند روی رفتار کاربر شما اثرگذار باشد.
خرید پرتال سازمانی
برای خرید یا بهتر بگوییم ساخت یک پورتال سازمانی میتوانید به 2 روش عمل کنید، یا با استفاده از سیستم های مدیریت محتوا مانند وردپرس(که در واقع خرید پورتال سازمانی می باشد) و یا با طراحی اختصاصی و کدنویسی پورتال با زبان های برنامه نویسی مانند asp.net و php که با توجه به نیاز کارفرما پورتال سازمانی برای آن سازمان کدنویسی دستنویس و اختصاصی طراحی و پیاده سازی خواهد شد. به هر حال هر روش یک سری مزایا و معایبی دارند که در ادامه به طور مختصر به آن می پردازیم.
ساخت پورتال سازمانی با وردپرس
وردپرس (wordpress) یک سیستم مدیریت محتوا می باشد که توسط شرکت وردپرس راه اندازی و پشتیبانی می شود و این سیستم یک هسته مرکزی فوق العاده ای دارد که با زبان برنامه نویسی php نوشته شده است که از هر لحاظ استاندارد و مورد تایید سازمانهای معتبر در سراسر دنیا می باشد.
طراحی پرتال سازمانی با وردپرس دارای قیمت تمام شده بسیار بهینه و پایین می باشد و امکانات زیادی که به صورت مشترک برای سازمان های بیشماری در دنیا پیاده سازی شده است. ولی باید معایب طراحی پورتال سازمانی با وردپرس را نیز بدانید که در ادامه آنرا میخوانیم.
اگر قصد طراحی پورتال سازمانی با وردپرس را دارید می بایست این موضوع را بدانید که اگر هدف شما از پورتال سازمانی، توسعه و اضافه کردن امکانات بیشماری در آینده می باشد(که قطعا همینطور خواهد بود) ما ساخت پورتال وردپرس را پیشنهاد نمیکنیم. برای درک این موضوع دقت کنید که وردپرس دارای امکانات زیادی می باشد که شرکت های مختلفی در کشورهای مختلف آنرا نوشته اند و در قالب پلاگین یا افزونه در سایت هایی قابل استفاده می باشد. مشکل همین جا پیش می آید که با اضافه شدن پلاگین های مختلف وردپرس روز به روز تناقض های مختلفی برای پورتال سازمانی شما به وجود می آید. برای مثال در پلاگین های مختلف کدهایی وجود دارد که ممکن است 10 بار یا بیشتر در پلگین های مختلف نوشته شده است و کدهای مشترک اضافه ای به وجود می آید که بهینه نخواهد بود.
ممکن است شما از پلاگین هایی استفاده کنید که از کدهای آن باخبر نیستید و ایجاد ناامنی برای پورتال شما به وجود خواهد آمد.
برای آگاهی از توضیحات کامل تفاوت های وردپرس با سیستم های اختصاصی مقاله تفاوت وردپرس با کدنویسی اختصاصی را مطالعه کنید.
طراحی پورتال سازمانی اختصاصی
در طراحی پورتال سازمانی اختصاصی هر امکان و ویژگی که برای سازمان شما مورد نیاز است قابل پیاده سازیست چراکه بابت هرگونه امکان و اجزای پورتال به صورت دستنویس کدنویسی خواهد شد و این یعنی عدم محدودیت در پیاده سازی امکانات پورتال شما. درست است که هزینه طراحی پورتال سازمانی به صورت اختصاصی بیشتر از وردپرس می باشد ولی قطعا طراحی پورتال با وردپرس در بلندمدت نه تنها هزینه های گزافی را برای شما تحمیل میکند بلکه شما را مجبور به کنار گذاشتن آن و رفتن به پله اول میکند چه بسا 80 درصد از کسانی که پورتال سازمانی وردپرس داشتند پس از مدتی آنرا با پورتال کدنویسی و اختصاصی جایگزین کردند. حتما برای توضیحات مفصل مقاله ای که در پاراگراف بالا توصیه شد مطالعه کنید.
طراحی پورتال تحت وب
شاید اسم پورتال تحت وب نیز به گوشتان خورده باشد، منظور از پرتال تحت وب همان پورتال سازمانی می باشد که تحت وب اجرا خواهد شد و لازم است شما آنرا با مرورگر سیستم اجرا نمایید. برای نمونه پورتال تامین اجتماعی یا پورتال های دانشگاهی و سازمانی از این نوع پورتال های تحت وب می باشد.
